Proj.email je preprost sistem za upravljanje projektov, osredotočen na e-pošto.Težava pri trenutnem upravljanju projektov je, da od uporabnikov zahteva prijavo.Uporabniki se lahko prijavijo prvih nekaj tednov izvajanja, vendar se nato vrnejo po e-pošti - kljub temu da uprava od uporabnikov zahteva uporabo nove programske opreme za upravljanje projektov.Proj.email rešuje to težavo tako, da uporabnikom omogoča, da se med seboj pošiljajo po e-pošti z obstoječim odjemalcem e-pošte.Preprosto zakličejo programsko opremo za upravljanje projektov in postavijo # z imenom stopnje ali podprojekta in Proj.email ga bo samodejno vložil.... Ker se e-poštni pogovori ponavadi vračajo in vračajo, morajo uporabniki le pritisniti na "odgovor na vse", kar bo zagotovilo, da bo e-poštno sporočilo prešlo v sistem.Po želji se lahko prijavijo v sistem, če želijo upravljati projekt.Prijava ni potrebna za nikogar, razen za vodje (-e) projektov.Druga težava, s katero se soočajo menedžerji, je, da morajo najti način, kako svoje projekte prilagoditi ustaljenemu sistemu mejnikov in nalog.S Proj.email lahko vaša e-poštna sporočila obravnavamo kot naloge in vašo projektno strukturo naredimo popolnoma prilagodljivo.Projekte oblikujete točno tako, kot želite, brez kakršnih koli kompromisov na način, ki ste si ga zamislili pri konfiguriranju programske opreme.Drugi problem, ki se ga vodje ne zavedajo, je, da programska oprema za upravljanje projektov pogosto upočasni člane skupine.Člani ekipe morajo prenehati s tem, kar počnejo, preiti v sistem, prijaviti svojo dejavnost in nato nadaljevati z delom.Člani skupine se medsebojno pritožujejo nad neučinkovitostjo sistema.Poleg tega si uprava porabi čas z nenehnim nagovarjanjem zaposlenih, da uporabljajo sistem.Proj.email je pasiven in organski sistem, zato morajo vsi uporabniki storiti sistem cc z oznako #.Druga težava, ki jo uporabniki očitajo, je, da so e-poštna sporočila, poslana znotraj programske opreme, pogosto čudaška in nimajo enakega oblikovanja kot običajna e-poštna sporočila.Proj.email to rešuje tako, da omogoča uporabo lastnega e-poštnega odjemalca